Office Manager (40 uur per week)

Nieuw

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een investment company, hun prachtige kantoor ligt in Amsterdam Noord met uitzicht op het IJ, grenzend aan een scheepswerf. Het gebied is volop in ontwikkeling en het weerspiegelt naar eigen zeggen hen cultuur 'ondernemend, industrieel en down-to-earth'.
Het team bestaat uit 13 investment professionals, een Office Manager, een Operations Managers en een Finance Director, ze werken samen op een energieke en transparante wijze. Ter uitbreiding van hun Office Team; zijn zij per direct op zoek naar een enthousiaste en gedreven Office Manager.

Functie omschrijving

Als Office Manager zorg je ervoor dat alles om te werken aanwezig is en dat alles loopt zoals het moet lopen. Je pakt aan wat op je pad komt en je biedt ondersteuning op maat. Als ondersteuner los je problemen op, je ziet knelpunten van te voren, wacht niet af, neemt meteen maatregelen en durft beslissingen te nemen.
Als iets anders loopt dan verwacht, dan komt je improvisatietalent goed van pas, je pakt het op, zet alle zeilen bij en zorgt dat alles weer op zijn pootjes terecht komt. Je bent flexibel, stressbestendig en alert. Je hebt vaak veel dingen tegelijkertijd op je bord liggen, dus je schakelt moeiteloos over van de ene klus naar de andere en stelt prioriteiten in samenspraak. Het is een functie met variatie, verantwoordelijkheid en gelegenheid voor eigen initiatieven. Vanzelfsprekend ben je accuraat en handel je integer.
Je vindt het leuk om samen met de andere Office Manager, mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het Office Management.
De werkzaamheden binnen het Office Management zijn zeer divers:
• Secretarieel: Gastvrouw, complex agendabeheer voor 2 partners telefoon, post.
• Facilitair: het representatief houden van het kantoor en directe omgeving.
• Administratie: diverse administratieve taken vanuit het Office Management maar ad-hoc ook voor de Operations Manager en de Finance Director; waaronder bijhouden en opschonen databestanden, relatie- en contractbeheer leveranciers, inkoop kantoorartikelen, archiveren.
• Marketing: bewaken huisstijl, verzorgen mailingen, bijwerken website, diverse marketing gerelateerde taken.
• Events: ondersteunen bij en mede-organiseren van interne en externe events.
• Andere taken: o.a. verzorgen reis- en verblijf, ICT troubleshooting en nog een diversiteit aan taken.

Functie eisen

Je voelt je thuis in een kleine organisatie met een platte structuur en korte communicatielijnen. Je bent een ware facilitator met goede sociale en organisatorische vaardigheden, een toegankelijke persoonlijkheid, van nature zelfverzekerd, initiatiefrijk en zorgvuldig.
• MBO / HBO werk en denkniveau en relevante werkervaring;
• Beschikbaar: 32-40 uur;
• Je bent faciliterend, accuraat, sensitief en schakelt snel;
• Je organiseert en regelt alles om je heen;
• Je hebt aandacht voor details en weet meerdere prioriteiten te combineren;
• Je bent flexibel, kijkt niet op je horloge en gaat door als het nodig is;
• Je bent een teamplayer, die de extra stap zet;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Word en Powerpoint);
• Passend bij hun kantoor: energiek, hands-on mentaliteit en een plezier om mee samen te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Goede primaire en secundaire voorwaarden.

Locatie

Amsterdam

Contactpersoon

Sophie de Beer