Management Assistant (40 uur per week)

Nieuw

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een jong en gedreven advocatenkantoor van 22 advocaten, actief in het ondernemingsrecht, en met een focus op M&A. Het kantoor is formeel op 1 januari 2018 gestart, maar in feite al heel wat jaren actief. De organisatie kenmerkt zich door professioneel, intern informeel, toegankelijk en ambitieus.

Functie omschrijving

Het secretariaat bestaat uit 2 vaste juridische assistants, waarvan er 1 dame binnen de organisatie een andere rol gaat vervullen. Verder wordt het secretariaat aangevuld door een poule van flexibele secretaresses (studentes), waarvan er circa 3 per dag worden opgeroepen.
De vaste assistant is verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle advocaten. De werkzaamheden bestaan o.a. uit het openen van nieuwe dossiers, het opstellen en versturen van opdrachtbevestigingen, het opstellen en versturen van declaraties en het uitwerken van dictaten. Daarin worden de vaste secretaresse ondersteund door de flexibele secretaresses.
- meelezen met de mailboxen van de partners en het daaruit zelfstandig oppakken van bepaalde acties, zoals inplannen van besprekingen, voorbereiden stukken, verzamelen benodigde stukken voor besprekingen etc.;
- maandelijks voorbereiden en versturen van declaraties;
- openen van nieuwe dossiers;
- uitwerken van juridische stukken en algemene correspondentie in het Nederlands en Engels;
- archiveren en filen c.q. up-to-date houden van dossiers;
- organiseren en voorbereiden van vergaderingen en besprekingen;
- agendabeheer;
- openen, sorteren en distribueren van de inkomende post.

Functie eisen

De assistant beschikt over een afgeronde HBO opleiding en/of secretariële opleiding. Zij/hij beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Ook kennis van alle Office applicaties is vereist. Dat geldt ook voor "blind typen". Ervaring met dicteersystemen is een pré.
Competenties:
Ze zoeken een assistant die zichzelf voor uitdagingen wil stellen. Die het niet nodig heeft dat een ander de lat hoog legt. Een gedreven en enthousiast karakter vinden zij belangrijker dan lange ervaring. Ze zijn op zoek naar kandidaten die geen kaders nodig hebben om te kunnen excelleren. Die in staat zijn een klus te klaren, zelfstandig of samen met het gehele team. Kandidaten die energiek, zorgvuldig, proactief, representatief, sociaal en bovenal stressbestendig en flexibel zijn.

Arbeidsvoorwaarden

Het salaris in afhankelijk van leeftijd en werkervaring. Zij bieden een goed secundair pakket. De locatie is aan het Vondelpark en de functie kan eventueel in 32 uur ingevuld worden, met een grote voorkeur voor 40 uur/

Locatie

Amsterdam Zuid

Contactpersoon

Sophie de Beer