Executive Assistant 32 - 40 uur

Reageer nu!

Bedrijfsprofiel

Onze klant is een internationaal Executive Search bureau gevestigd in Amsterdam. Wij zijn op zoek naar een slimme Assistant die ondersteuning op hoog niveau kan verlenen aan één van de consultants.

Functie omschrijving

De consultant waarvoor de executive assistant gaat werken is werkzaam in de technology practice.
Tot de werkzaamheden behoren:

• onderhouden van alle in- en externe contacten en zorgdragen voor snelle en efficiënte communicatielijnen;
• verzorgen van correspondentie aan cliënten en kandidaten en uitwerken dictaten
• opstellen van voorstellen tot samenwerking en functieprofielen
• coördineren van gesprekken van (buitenlandse) kandidaten bij cliënten
• beheren van een overvolle (elektronische) agenda;
• up-to-date houden van kandidaten- en cliëntenfiles;
• organiseren en coördineren van buitenlandse reizen van de consultant en kandidaten, dit is een wezenlijk onderdeel van de werkzaamheden binnen deze praktijk
• verzorgen en verwerken van expense reports;
• ontvangen van bezoekers;
• filing, met name in de database (inhangen e-mails/correspondentie in het systeem)
• meedenken in de breedte oftewel pro-actief reageren op zaken die actie behoeven;
• bewaken en zich op de hoogte houden van alle lopende opdrachten en zorgdragen voor een optimale dienstverlening van het bedrijf aan zowel cliënten als kandidaten
• Opbouwen en onderhouden van een goede relaties intern en extern

Functie eisen

• HBO-(werk)niveau, aangevuld met een afgeronde secretaresse-opleiding;
• (ruime) ervaring als secretaresse, bij voorkeur in de advocatuur/ notariaat;
• uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• goede typevaardigheid; bekendheid met de Office pakketten; affiniteit met automatisering

Herken jij jezelf in de volgende eigenschappen?
• Slim / snel kunnen schakelen
• Professioneel
• Pro –actief
• Zelfstandig
• Discreet
• Gestructureerd
• Vrolijk
• Verzorgend, leuk vinden om ervoor te zorgen dat de praktijk goed loopt en de consultant lekker kan werken (ook nodige privézaken regelen)
• Goed prioriteiten kunnen stellen (ook goed met lange termijn planning)
• Communicatief sterk & beleefd
• Zeer nauwkeurig werken, het leuk vinden om alle puntjes op de i te zetten
• Goed om kunnen gaan met Internet (+ uiteraard de office pakketten)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Consultant op een positieve manier beschermen

Arbeidsvoorwaarden

Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Locatie

Amsterdam

Contactpersoon

Anne Maaike Kruthoffer