Executive Assistant (32-40 per week)

Reageer nu!

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is één van 's werelds toonaangevende werving en selectie firma's. De hoofdactiviteit is executive search. Zij zijn hun opdrachtgever behulpzaam bij het identificeren en selecteren van kandidaten voor functies op topniveau (algemeen directieniveau, raad van bestuur, etc.). De opdrachtgevers zijn de toonaangevende bedrijven in Nederland. Tevens is de organisatie actief op de volgende gebieden: Commissaris/bestuurder search, company search en management appraisals. Momenteel hebben zij 68 kantoren in 40 landen met meer dan 450 consultants. De opzet is een internationale ‘partnership’, waarbij de kantoren als één geheel functioneren.
Aan het kantoor in Amsterdam-Zuid zijn dertien consultants verbonden. Iedere consultant wordt geassisteerd door een Executive Assistant. Daarnaast is er ondersteuning in de vorm van Researchers/Infomatiespecialisten (15 medewerkers), IT (2 medewerkers), Receptie (3 medewerkers) en Accounting/Operations (4 medewerkers).
Ter versterking van hun team zoeken zij per direct een enthousiaste Executive Assistant (32-40 uur per week) voor 1 van hun consultants.

Functie omschrijving

Tot je werkzaamheden behoren o.a.:
• onderhouden van alle in- en externe contacten en zorgdragen voor snelle en efficiënte communicatielijnen;
• verzorgen van correspondentie aan cliënten en kandidaten;
• opstellen van voorstellen tot samenwerking en functieprofielen;
• coördineren van gesprekken van (buitenlandse) kandidaten bij cliënten;
• verzamelen van alle relevante stukken ter voorbereiding van bezoeken aan (potentiële) cliënten;
• beheren van een overvolle (electronische) agenda;
• up-to-date houden van kandidaten- en cliëntenfiles;
• organiseren en coördineren van buitenlandse reizen van de consultant en kandidaten, dit is een wezenlijk onderdeel van de werkzaamheden binnen deze praktijk;
• verzorgen en verwerken van expense reports;
• ontvangen van bezoekers;
• filen; in onze database (inhangen e-mails/correspondentie in het systeem);
• meedenken in de breedte oftewel pro-actief reageren op alle lopende zaken in de praktijk;
• bewaken en zich op de hoogte houden van alle lopende opdrachten en zorgdragen voor een optimale dienstverlening van de opdrachtgever aan zowel cliënten als kandidaten;
• Opbouwen en onderhouden van een goede relaties intern en extern.

De desbetreffende consultant zoekt een secretaresse die zichzelf in de volgende kenmerken herkent:
• Slim / snel kunnen schakelen
• Professioneel
• Buddy/sparring partner, vertrouwenspersoon
• Pro –actief
• Zelfstandig
• Discreet
• Gestructureerd
• Vrolijk
• Verzorgend, leuk vinden om ervoor te zorgen dat de praktijk goed loopt
• Goed prioriteiten kunnen stellen (ook goed met lange termijn planning)
• Communicatief sterk & beleefd
• Heel nauwkeurig werken, het leuk vinden om alle puntjes op de i te zetten
• Goed om kunnen gaan met Internet (+ uiteraard de office pakketten)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Geen 9 tot 5 mentaliteit
• Consultant op een positieve manier beschermen

Functie eisen

Kennis en vaardigheden

• HBO-(werk)niveau, aangevuld met een afgeronde secretaresse-opleiding;
• een aantal jaren ervaring als assistant, bij voorkeur in een internationale omgeving;
• uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; binnen deze praktijk gaat 90% in het Engels.
• goede typevaardigheid; bekendheid met de Office pakketten; affiniteit met automatisering.

Arbeidsvoorwaarden

Uitstekende primaire en secundaire voorwaarden! Salaris afhankelijk van leeftijd en werkervaring.

Locatie

Amsterdam Zuid

Contactpersoon

Sophie de Beer